Dans le cadre d’une création de poste et afin de renforcer le collège vétérinaire, nous recherchons un Assistant administratif à la formation clinique semi-distribuée (F/H) en CDI pour le campus de Mont-Saint-Aignan (76), postes à pourvoir dès que possible.

Rattaché(e) à la Coordinatrice administrative de la formation clinique semi-distribuée, l’assistant administratif (F/H) assure une assistance dédiée à l’organisation, au suivi et à la qualité des rotations cliniques des étudiants vétérinaires réalisées hors les murs (hors Centre Hospitalier de l’École Vétérinaire) ainsi que des stages cliniques. Cette assistance a pour objectif de faciliter le parcours des étudiants, de sécuriser les partenariats et de garantir le bon déroulement administratif, logistique et financier des dispositifs de formation clinique en contexte semi-distribué.

Missions proposées :

Gestion des partenariats et de l’hébergement des étudiants :

• Contribuer à la prospection de partenaires d’hébergement (structures d’accueil, logements, résidences, particuliers, etc.) pour les rotations cliniques hors les murs ;

• Assurer le suivi administratif des partenariats existants (coordonnées, conventions, conditions d’accueil) ;

• Centraliser et mettre à jour la base de données des solutions d’hébergement ;

• Être l’interface administrative entre l’école, les partenaires d’hébergement et les étudiants.

Gestion des réservations et suivi de l’expérience étudiante :

• Organiser et coordonner les réservations de logements pour les étudiants en rotation clinique hors les murs ;

• Assurer le suivi des entrées/sorties et des périodes d’occupation ;

• Recueillir et centraliser les retours des étudiants sur la qualité de l’hébergement et de l’accueil ;

• Signaler les dysfonctionnements et contribuer à l’amélioration continue de l’expérience étudiante.

Suivi administratif des frais de déplacement :

• Informer les étudiants sur les modalités de prise en charge et de remboursement des frais de déplacement ;

• Vérifier la conformité des dossiers de remboursement (pièces justificatives, délais, règles applicables) ;

• Assurer le suivi administratif des demandes de remboursement en lien avec les services financiers ;

• Tenir à jour des tableaux de bord de suivi des dépenses liées aux rotations cliniques semi-distribuée.

Coordination et communication :

• Être l’interlocuteur administratif privilégié des étudiants pour les questions liées aux rotations hors les murs ;

• Travailler en lien étroit avec les responsables pédagogiques, les services scolarité, finances et relations extérieures ;

• Contribuer à la diffusion des informations pratiques auprès des étudiants et partenaires.

Profil :

Titulaire d'un Bac +2 minimum dans les domaines de l’assistanat, de la gestion administrative ou équivalent, vous possédez une expérience de 2 ans minimum en gestion administrative, logistique ou en milieu de formation voire vétérinaire.

Connaissances :

• Fonctionnement de l’enseignement supérieur et des stages/rotations cliniques ;

• Procédures administratives liées aux conventions, partenariats et hébergement ;

• Règles de gestion et de remboursement des frais de déplacement ;

• Notions de démarche qualité, de traçabilité et de confidentialité.

Compétences opérationnelles :

• Maîtrise des outils bureautiques et des tableaux de suivi ;

• Connaissance des processus administratifs (conventions, remboursements, partenariats) ;

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

Qualités attendues :

• Sens de l’organisation et de la rigueur ;

• Capacité à prioriser et à respecter les délais ;

• Qualités relationnelles et sens du service ;

• Discrétion et respect de la confidentialité ;

• Capacité d’adaptation à un environnement multi-acteurs (étudiants, enseignants, partenaires externes).

Ce que nous proposons :

Ce poste est à pourvoir en CDI temps plein (39h/semaine) sur notre campus de Mont-Saint-Aignan (76).

Rémunération brute annuelle à partir de 25,2k, à négocier selon profil.

Au-delà de la rémunération, nous proposons également :

• 6 semaines de congés payés

• RTT: environ 22 par an

• 20 à 34 jours de télétravail annuel 

• Politique de formation du personnel ambitieuse

• Tickets restaurants

• Plan d’Epargne Entreprise

• Retraite supplémentaire

• Mutuelle isolée prise en charge à 100% par l'employeur

• Œuvres sociales du CSE (Comité social et économique)

• Parking salarié

L’Institut Polytechnique UniLaSalle est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche privé d’intérêt général (EESPIG) sous tutelle du ministère de l'agriculture et de la souveraineté alimentaire (MASA) et du ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche (MESR).

Pour sa formation vétérinaire, l'établissement dispose depuis le 04 mars 2022 de l’agrément ministériel lui permettant d’ouvrir une formation vétérinaire aboutissant à l’obtention du diplôme d’État de Docteur Vétérinaire délivré par l’université de Rouen Normandie. Cette formation doit répondre aux exigences de l’AEEEV et suivre le référentiel national de compétences commun aux écoles vétérinaires françaises.

Pour ses formations ingénieurs, UniLaSalle est habilité par la commission des titres d’ingénieurs (CTI) et est membre de la conférence des grandes écoles (CGE) et de la CDEFI (conférence des directeurs des écoles françaises d’ingénieurs).

UniLaSalle profite d’un héritage en enseignement supérieur fort de 170 ans d’expérience et d’un réseau puissant, le réseau Lasallien mondial, première ONG d’éducation présente dans 82 pays.

UniLaSalle s’engage pour anticiper et accompagner les transformations, et former des jeunes responsables et acteurs d’un monde plus durable et plus juste, une ambition en contexte d’urgence climatique et de fracture sociale.

Avec quatre campus, Amiens et Beauvais (Hauts-de-France), Rouen (Normandie) et Rennes (Bretagne), plus de 4 200 étudiants en formation, UniLaSalle diplôme chaque année plus de 700 ingénieurs dans les domaines des géosciences, génie de l'environnement, agriculture & agro-industries, alimentation & santé, génie énergétique & système numérique. L’établissement se prépare désormais à diplômer en 2028 sa première promotion de docteurs vétérinaires.